preload

Quy trình và tầm quan trọng của việc tự động hoá quy trình quản lý

29/03/2024

- Quản lý công việc
7,756 lượt xem

Quy trình và tầm quan trọng của việc tự động hóa quy trình quản lý đối với mỗi doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi. Đây chính là lời giải đáp thắc mắc hợp lý cho câu hỏi: vì sao doanh nghiêp hoạt động hiệu quả/ không hiệu quả. Quy trình và tự động quy trình quan trọng vậy nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và vân dụng đúng.

Quy trình và tầm quan trọng của việc tự động hóa quy trình quản lý đối với mỗi doanh nghiệp là điều không thể bàn cãi. Đây chính là lời giải đáp thắc mắc hợp lý cho câu hỏi: vì sao doanh nghiêp hoạt động hiệu quả/ không hiệu quả. Quy trình và tự động quy trình quan trọng vậy nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu và vân dụng đúng.

Cùng Getfly đi vào tìm hiểu sâu khái niệm quy trình và nguyên lý hoạt động của tự động hóa quy trình quản lý nhé!

1. Quy trình là gì?

Thuật ngữ Quy trình – Procedure được hiểu như là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Mọi thành viên trong hệ thống đó đều phải thực hiện và thao tác theo biểu mẫu chung. Quy trình đó thường được hiện thực hóa bằng văn bản. Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

2. Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình?

Doanh nghiệp vận hành dựa trên hoạt động của nhiều cá thể cộng lại. Mỗi cá nhân lại có năng lực, kỹ năng và tác phong làm việc khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Điều này đôi lúc dẫn đến mâu thuẫn, không thống nhất công việc. Áp dụng quy trình giúp cho người thực hiện biết được công việc của họ là gì? Cần tiến hành theo những bước ra sao? Kết quả cần đạt được như thế nào?

Đặc biệt, đối với những công việc đòi hỏi sự kết hợp giữa các thành viên thuộc các bộ phận khác nhau làm việc nhóm. Quy trinh giúp cho các thành viên phối hợp nhịp nhàng, đúng trình tự, phát huy tối đa hiệu quả.

Hơn thế, quy trình còn giúp ích cho các cấp quản lý kiếm soát quá trình thực hiện công việc ra sao? Thực trạng và khúc mắc…. đánh giá đúng được năng lực nhân viên và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Tầm quan trọng của việc tự động hoá quy trình quản lý?

Như phần trên đã đề cập đến những lợi ích tuyệt vời mà quy trình mang lại. Ngày nay, sự phát triển của công nghệ mang lại những tính năng tuyệt vời, cụ thể giúp tự động hóa quy trình quản lý. Dần khẳng định tầm quan trọng của việc tự động hoá quy trình quản lý trong việc kinh doanh và phát triển, cụ thể:

Nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc

Đề cao tính minh bạch, quy trình quản lý công việc phân định rõ công việc mỗi nhân viên cần làm là gì? Phối hợp cùng ai? Ai sẽ là người chiu trách nhiệm? Điều này khiến cho mỗi cá nhân ý thức với công việc, để đạt được hiệu suất công việc đòi hỏi tìm tòi, sáng tạo.

Lập tức lưu trữ trong quá trình thực hiện công việc

Mọi thao tác công việc, quản lý của bạn đều được lưu trữ chính xác, đầy đủ ngay lập tức trong quá trình thực hiện. Điều này giúp người quản lý kiểm soát và theo dõi dễ dàng, tiết kiệm thời gian, công sức.

Giảm thiểu rủi ro tối đa

Việc tự động các công việc trên phần mềm giúp việc thực hiện và quản lý trở nên đơn giản, chính xác hơn nhiều. Việc động ghi nhớ, lưu trữ trên hệ thống doanh nghiệp sẽ không cần lo lắng bị đánh cắp, thất lạc thông tin.

Tiện lợi, quản lý mọi lúc, mọi nơi

Tự động hoá quy trình quản lý cho phép bạn truy cập và kiểm soát dễ dàng bất cứ nơi đâu chỉ cần thiết bị smartphone có kết nối Internet. Bằng cách này những chuyến công tác xa hay không thường xuyên có mặt tại văn phòng đã không còn là vấn đề khiến bạn phải bận tâm.

4. Tự động hóa quy trình với phần mềm Getfly CRM

Điểm nổi bật của phần mềm Getfly CRM là khả năng kết hợp tự động hóa. Với tự động hóa, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thiết lập các quy trình làm việc tự động để loại bỏ các task công việc lặp đi lặp lại, mất thời gian, cho phép doanh nghiệp làm việc hiệu quả và đơn giản hơn. 

Các cách chính mà doanh nghiệp sử dụng tự động hóa quy trình làm việc thường thuộc một trong ba loại:

  • Tự động hóa quy trình bán hàng

Mục đích của tự động hóa quy trình bán hàng là giữ tương tác giữa khách hàng & doanh nghiệp trên mọi điểm chạm bán hàng: email, sms, gọi điện, social (facebook, zalo…), website... Ví dụ:

- Gửi email tự động thúc đẩy khách hàng mua hàng khi khách hàng thực hiện thao tác bỏ giỏ hàng

- Chuỗi email và sms chào mừng cá nhân hóa khi khách hàng đăng ký lần đầu sử dụng dịch vụ của bạn

- Gửi chatbot cho khách hàng inbox tìm hiểu dịch vụ...

  • Tự động hóa lưu trữ hoạt động cá nhân

CRM đảm bảo lưu trữ mọi hoạt động tương tác của khách hàng trên từng điểm chạm bán hàng trên. Khách hàng click đọc email hay sms, quan tâm đến chiến dịch bán hàng nào, quan tâm đến tính năng nào...đều được ghi nhận và lưu trữ vào hồ sơ của từng khách hàng tiềm năng. Từ đó giúp sales có thể thấu hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, gia tỷ lệ chuyển đổi. 

  • Hỗ trợ tự động hóa trong quá trình làm việc

Tự động hóa giúp làm giảm khối lượng công việc mỗi ngày và nâng cao dịch vụ khách hàng một cách toàn diện nhất. Ví dụ: 

- Nhắc nhở tự động lịch hẹn khách hàng

- Gửi báo giá tự động cho khách hàng khi tư vấn xong

- Thông báo nhắc nhở tự động gửi qua email về các hóa đơn hết hạn

- Tự động thông báo khách hàng đăng ký vào chiến dịch...

Hãy cùng Getfy ứng dụng công nghệ tự động vào quản lý doanh nghiệp của bạn để cảm nhận sự khác biệt và hiệu quả tuyệt vời mang lại nhé!

Tự tin là đơn vị cung cấp giải pháp CRM hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, Getfly là sự lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp: 

  • Là phần mềm Việt có giao diện thân thiện và dễ sử dụng 
  • Linh hoạt sử dụng trên PC & App Mobile
  • Tối ưu quy trình, tiết kiệm 2-3 giờ làm việc mỗi ngày, gia tăng đều đặn 200-300% doanh thu
  • Hỗ trợ sau bán 24/7, có quy trình đào tạo bài bản theo sát người dùng (online, offline) 
  • Cung cấp chuỗi giá trị bao gồm: tư vấn chiến lược, xây dựng và đào tạo bài bản, áp dụng triển khai chi tiết đối với từng phòng ban, từng ngành nghề kinh doanh đặc thù
  • Dễ dàng tùy chỉnh đối với yêu cầu của từng doanh nghiệp
  • Đáp ứng đa ngôn ngữ: Việt - Anh - Thái - Nhật

Bạn còn chần chừ gì nữa, đăng ký ngay hôm nay để nhận tư vấn & trải nghiệm miễn phí!

ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM 30 NGÀY

Trải nghiệm giải pháp

quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện cho SMEs Việt

Trải nghiệm thử

Hotline 24/7: (024) 6262 7662