Những sai lầm chết người về xây dựng quy trình công ty

Xây dựng 1 doanh nghiệp có 2 cái lõi rất quan trọng đó là “sản phẩm” và “quy trình” làm việc. Thực tế có anh chị em cho rằng còn một yếu tố nữa là “con người” nhưng em không cho yếu tố đó là lõi lý do sẽ giải thích ở bài tiếp theo.

Trong 2 yếu tố đó bài viết hôm nay em xin bàn một chút về: QUY TRÌNH LÀM VIỆC của doanh nghiệp.
.
SAI LẦM 1: KHÔNG CẦN/ CHƯA CẦN
➡ Doanh nghiệp nhỏ không cần quy trình
- Đây là thực tế khi nói chuyện với các anh chị chủ doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng doanh nghiệp nhỏ nên tập trung vào bán hàng, marketing chứ cái quy trình này để sau làm cũng được. Không sai nhưng nó THIẾU vì:
- Thế nào là doanh nghiệp nhỏ? Doanh nghiệp nhỏ có phải đầu tư không? Doanh nghiệp nhỏ có rủi ro không? Doanh nghiệp nhỏ có cơ hội thách thức không? Doanh nghiệp nhỏ có con người không? Doanh nghiệp nhỏ có phải đo lường hiệu quả không? Cơ sở nào để đo lường nó? Nếu anh chị trả lời tất cả đều không thì không cần quy trình THẬT còn nếu là có thì chúng ta phải có quy trình.
- Có quy trình anh chị sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp. Rút ngắn thời gian đào tạo cho nhân sự, Nhân sự nhìn vào quy trình sẽ dễ dàng hòa nhập với công việc, các bước công việc rõ ràng anh chị dễ dàng đo lường hiệu quả, đánh giá và biết mình cần điều chỉnh ở chỗ nào…
- Muốn tối ưu hóa/ nâng cao hiệu suất làm việc buộc phải có quy trình nếu không sẽ không có căn cứ để tối ưu, tranh cãi sẽ đi vào ngõ cụt do khác cái góc nhìn.
- Và chắc chắn 1 điều khi doanh nghiệp còn nhỏ, chưa cồng kềnh,…thì việc áp dụng các quy trình sẽ đơn giản hơn và thời gian quy trình được áp dụng trong công việc nó
.
SAI LẦM 2: KHÓ
➡ Quy trình KHÓ xây dựng, KHÓ quản lý, phải cần hệ thống phần mềm gì gì đó…
- Quy trình làm việc bản chất không phải là cái gì đó quá cao siêu/ hàn lâm mà nó là các bước công việc được thực hiện để thực hiện 1 mục tiêu A, B, C nào đó. Nó phải được áp dụng thực tế, được trải nghiệm qua thời gian và sau đó HỆ THỐNG LẠI một cách hoàn chỉnh, thống nhất và áp dụng cho bất cứ cá nhận nào ở vị trí/ thực hiện công việc đó.
- Tối ưu hóa quy trình cần có sự tham gia của công nghệ, chắc chắn luôn rồi nhưng mới làm hay với doanh nghiệp nhỏ cứ làm tốt trên excel, google driver,... đi nữa, trơn chu nó đưa nó lên phần mềm sẽ đỡ tốn nguồn lực hơn.Và về bản chất phần mềm quản lý hay gì đó tương tự đều phải dựa trên các bản excel.
.
SAI LẦM 3: XIN -CHO
➡ Chú cứ cho anh cái quy trình mẫu anh dựa vào đó làm được mà
- Đương nhiên em chả hẹp hòi gì việc cho quy trình mẫu, những đã cho rất nhiều những rồi các bác đều xếp xó, hỏi đến thì bảo anh bận, 2, 3 tháng sau hỏi thì bảo anh vẫn chưa làm….rồi có khi chả hiểu trong đó viết gì mặc dù để viết ra em cũng phải vắt óc cả năm trời. Khi cho em cũng bắt phải cam kết và cũng nói rất rõ:
- Quy trình làm việc ở mỗi công ty, mỗi doanh nghiệp sẽ rất rất khác nhau, đầu mục có thể giống giống nhau nhưng bản chất các bước thực hiện nhỏ bên trong CHẮC CHẮN KHÔNG GIỐNG NHAU, mà nó sẽ phụ thuộc rất nhiều vào "trải nghiệm" thực tế và năng lực của doanh nghiệp.
- Quy trình cũng không phải là "vạn năng" có thể bê quy trình từ công ty A sang công ty B để mà làm kể cả ngay khi 2 công ty giống như đến 95% về sản phẩm, tập khách hàng tiềm năng, ..... Chính vì vậy vất cho một quy trình mẫu, rồi bảo mang áp dụng vào công ty mình, dám cá 90% bỏ cuộc giữa chừng và thất bại. Như vậy muốn xây được quy trình phải đầu tư rất nhiều công sức tâm huyết, phải coi nó là tài sản thật sự của công ty. Đây là thứ tài sản bền vững và có khấu hao lâu dài nhất.
- Để xây dựng được quy trình làm việc buộc phải ngồi và thực tế, trải nghiệm các bước công việc của doanh nghiệp một cách chỉnh chu mới có thể xây dựng một quy trình làm việc phù hợp. Tránh sự "cưỡi ngựa xem hoa" rồi tạo ra 1 quy trình chả để phục vụ công việc của tổ chức mà tự nhiên làm rối tung tù mù tất cả lên.
.
Thứ 4: KHÔNG THEO SÁT - ÁP DỤNG HỜI HỢT
➡ Xây dựng được quy trình rồi cứ vứt và yêu cầu làm thế là TƯỞNG LÀ công ty đã có QUY TRÌNH
- Quy trình nó làm lợi cho doanh nghiệp cũng như sự phát triển của cá nhân về lâu dài. Nhưng nó lại tạo ra sự "gò bó" ở những bước đầu khi áp dụng và tạo ra tâm lý "phản kháng" chính vì vậy rất rất cần sự cương quyết để quy trình được đưa vào doanh nghiệp và vận hành thành công.
- Chủ doanh nghiệp, quản lý, leader, nhân sự phải được “educate” một cách bài bản (tuyên truyền, hướng dẫn thực hiện, đào tạo, đưa thành quy định, giám sát thực hiện, điều chỉnh nhưng chỗ không hợp lý). Và nhất định chủ doanh nghiệp muốn áp dụng chuẩn chỉnh quy trình phải KIÊN TRÌ, đôi khi cần BẢO THỦ và ÁP ĐẶT.
Thứ 5: THAM THÌ THÂM
➡ Có QUY TRÌNH là phải quản lý hết mọi NGÓC NGÁCH của công ty.
- Và cuối cùng, 1 phần tác dụng rất lớn của quy trình giúp KIỂM SOÁT, ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC, tuy nhiên ở mỗi cấp độ cần kiềm chế sự "THAM" lại một chút, chúng ta ai cũng muốn kiểm soát đến chi tiết từng con số, từng chỉ số nhưng phải biết cái gì là mình thật sự cần. Bởi cái đó nó cũng tốt nhưng nó hạn chế phần chiến lược. Nhưng bay bổng quá thì cuối cùng quy trình sinh ra chả để làm gì, và chắc chắn về lâu dài mất kiểm soát. Cách tốt nhất là trung hòa nó thông qua sự "phân quyền" trong cơ cấu tổ chức. Nhưng phải đảm bảo tất cả cùng một góc nhìn.

Tác giả: Đỗ Đăng Dương (Nhóm Phát triển Doanh Nghiệp Việt)