Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí doanh nghiệp

Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ phận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh.

Cơ cấu tổ chức là gì?

Cơ cấu tổ chức là cách mà một công ty hoặc tổ chức phi lợi nhuận sắp xếp các thành viên, các bộ phận và các quy trình làm việc. Nó xác định cách mà quyền lực, trách nhiệm và thông tin được phân phối và quản lý trong tổ chức.

Cơ cấu tổ chức có thể thể hiện bằng cách xác định các mức độ quản lý, quan hệ cấp dưới và cấp trên, cấu trúc bộ phận và các quy trình làm việc. Nó cũng liên quan đến việc phân chia và tổ chức các nguồn lực, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức.

Một cơ cấu tổ chức tốt giúp tăng cường hiệu suất làm việc, tăng cường sự phối hợp và tương tác giữa các bộ phận, và tạo ra môi trường làm việc có hiệu quả. Nó cũng giúp xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức, đồng thời tạo ra sự minh bạch và đồng nhất trong quản lý tổ chức.

Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: “Mô Hình Quản Trị Là Gì? Đâu Là Xu Hướng Quản Trị Của Thế Kỷ 21”

Các yếu tố ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức

Có nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến mô hình cơ cấu tổ chức của một công ty. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng:

• Kích thước tổ chức: Kích thước của tổ chức có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức nhỏ thường có cấu trúc tuyến tính đơn giản hơn, trong khi tổ chức lớn có thể có nhiều bộ phận và cấu trúc phức tạp hơn.

• Ngành nghề và mục tiêu kinh doanh: Loại hình kinh doanh và mục tiêu của tổ chức cũng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Ví dụ: Một tổ chức công nghệ có thể có cấu trúc phẳng hơn để thúc đẩy sự linh hoạt và sáng tạo, trong khi một tổ chức tài chính có thể có cấu trúc phân tầng để tăng tính chính xác và kiểm soát.

• Chiến lược tổ chức: Chiến lược tổ chức cũng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Ví dụ: Một tổ chức có chiến lược mở rộng và đa quốc gia có thể có cấu trúc đa quốc gia để quản lý các hoạt động trên quốc tế.

• Văn hóa tổ chức: Bao gồm giá trị, niềm tin và phong cách lãnh đạo, cũng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Ví dụ: Một tổ chức có văn hóa phân quyền có thể có cấu trúc đơn giản hơn và tạo điều kiện cho sự sáng tạo và tự chủ.

• Cấu trúc quản lý và quyền lực: Có các mô hình quản lý như tuyến tính, ma trận hoặc mạng lưới có thể ảnh hưởng đến cách mà thông tin và quyền lực được truyền đạt và quản lý trong tổ chức.

• Công nghệ và hệ thống thông tin: Với sự phát triển của công nghệ, tổ chức có thể áp dụng cấu trúc mạng lưới hoặc dựa vào công nghệ để tạo ra một cơ cấu tổ chức linh hoạt hơn và tăng cường giao tiếp và tương tác.

Một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

Nguyên lý xây dựng cơ cấu:

• Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp,

• Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều dọc

• Công việc được tiến hành theo tuyến

Sơ đồ:

Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến.

Đặc điểm:

Một người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản trị, mọi vấn đề được giải quyết theo đường thẳng

Ưu điểm:

• Mệnh lệnh được thi hành nhanh.

• Dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng

• Mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp

Nhược điểm:

• Người quản trị sẽ rất bận rộn và đòi hỏi phải có hiểu biết toàn diện.

• Không tận dụng được các chuyên gia giúp việc.

Cơ cấu này được áp dụng phổ biến ở cuối thế kỷ XIX và được áp dụng chủ yếu ở các doanh nghiệp có quy mô sản xuất không phức tạp và tính chất của sản xuất là đơn giản.

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ, ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất. Khi quy mô và phạm vi các vấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải pháp khác.

Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo )

Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Taylor lần đầu tiên đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý được thực hiện theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Sơ đồ

Sơ đồ 2: Cơ cấu chức năng.

Đặc điểm: 

Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất. Nhiệm vụ quản lý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý. Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thành những người lãnh đạo chức năng .

Ưu điểm:

• Tận dụng được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo.

• Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung.

Nhược điểm:

• Một cấp dưới có nhiều cấp trên.

• Vi phạm chế độ một thủ trưởng.

Xem thêm ngay bài viết: “Khám phá các bước vận dụng mô hình chuỗi giá trị”

Cơ cấu trực tiếp chức năng

Điều kiện áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức chức năng: 

Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyên gia. Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh

Sơ đồ:

Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tiếp chức năng

Đặc điểm:

• Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra quyết định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.

• Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham khảo ý kiến các phòng chức năng.

Ưu điểm:

• Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.

• Tận dụng được các chuyên gia

• Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng nếu để riêng

Nhược điểm:

• Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu các phòng không được tổ chức hợp lý.

• Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phận chức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nó được áp dụng trong cơ chế hiện nay.

Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu:

Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

Đặc điểm:

Cơ quan tham mưu có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp.

Ưu điểm:

• Cơ cấu này thuận lợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ trưởng.

• Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu.

Nhược điểm:

Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với tham mưu, dẫn tới tình trạng ra tốc độ quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ hội trong kinh doanh.

Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận

Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận

• F: Các phòng chức năng

• O: các sản phẩm, dự án, các công trình.

Đặc điểm:

Khi thực hiện một dự án sẽ đề xuất ra một chủ nhiệm dự án, các phòng chức năng đề xuất ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về công việc của người đó.

Ưu điểm:

• Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau

• Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao, giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Nhược điểm:

• Hay xảy ra mâu thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.

• Cơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn

Cơ cấu khung

• Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi tuyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bị phân tán.

• Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc tùy thuộc vào khả năng thắng thầu.

Mô hình cơ cấu tổ chức: phi chính thức

Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơi làm việc. Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấu chính thức đã được phê chuẩn của doanh nghiệp. Cơ cấu này có vai trò lớn trong thực tiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấu chính thức. Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

Sự tồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ chưa hoàn thiện của cơ cấu chính thức. Nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuật quản lý và phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơ cấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp?

Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:

• Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới, liên hệ có tính chất chỉ đạo, mệnh lệnh

• Liên hệ tham mưu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấp dưới.

• Liên hệ tư vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trưởng, các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ tư vấn

Có mấy loại cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy doanh nghiệp?

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

Mô hình này thường được cấu tạo bởi : 1 giám đốc, 2 phó giám đốc, 7 phòng ban chức năng, và các phòng ban có nhiệm vụ:

• Phòng kinh doanh: Đảm nhận các khâu có liên quan đến thị trường vật tư, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm.

• Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch sản xuất, định mức lao động quản lý sản xuất, lượng sản phẩm, công nghệ kiểm tra phục vụ sản xuất

• Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mảng tài chính, thống kê, hạch toán kế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương.

• Phòng nội chính: Tuyển dụng, sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống, y tế.

• Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu được giao. Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.

Sơ đồ 6 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ

Ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần của Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có rất nhiều công ty TNHH. Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có: Giám đốc và P.Giám đốc

Bài viết trên đây đã giúp bạn nắm rõ được 7 mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Cũng như có thể phân loại được rõ ràng 2 loại cơ cấu tổ chức. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn đưa ra được mô hình tổ chức phù hợp để phát huy tối đa năng lực của công ty. 

Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời!

>>>> Bài viết liên quan: 

“Tips nâng cao sự phối hợp hiệu quả giữa marketing và sales”

“Quản lý kết nối khách hàng tiềm năng trong hội thảo trực tuyến với Zoom và CRM”