Một số sai lầm khi triển khai KPI tại doanh nghiệp

Hiện nay, KPI được xem là công cụ quản trị chiến lược hiệu quả. Thế nhưng có rất nhiều doanh nghiệp đang gặp phải sai lầm trong quá trình triển khai KPI. Vậy những sai lầm đó là gì và làm thế nào để xây dựng một bộ chỉ số KPI phù hợp với doanh nghiệp của bạn? Bạn muốn vừa đo lường chính xác giúp gia tăng năng suất và khen thưởng đúng cho nhân viên vừa giúp doanh nghiệp có quy trình vận hành chuyên nghiệp. Hãy cùng tìm lời giải đáp ngay trong bài viết dưới đây nhé!

KPI là gì?

KPI (viết tắt của Key Performance Indicator) được hiểu là công cụ đo lường bao gồm những chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc. KPI được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân tại doanh nghiệp.
Thiết lập KPI vô cùng quan trọng để đạt được những mục tiêu của công ty, giúp nâng cao hiệu suất và tăng trưởng bền vững. Tuy nhiên, doanh nghiệp đừng thiết lập KPI một cách mù quáng hoặc "làm cho có". 

Từ thực tiễn tư vấn xây dựng hệ thống các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, Getfly nhận thấy, nhiều doanh nghiệp thường mắc phải sai lầm khi triển khai KPI (Key Performance Indicator - Chỉ số hiệu quả cốt lõi). Những vấn đề này có thể làm giảm hiệu quả của việc áp dụng KPI, thậm chí nếu thực hiện sai phương pháp, có thể làm thất bại việc triển khai KPI. Vậy những sai lầm mà doanh nghiệp thường gặp phải khi triển khai KPI là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu tại mục tiếp theo. 

Những sai lầm khi doanh nghiệp triển khai KPI

1. Bất cứ chỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là KPI

Đây là một sai lầm điển hình. Quá nhiều doanh nghiệp đang mô tả hệ thống chỉ tiêu đánh giá lượng hóa của mình là KPI mà không lý giải được phương pháp thiết kế và sử dụng chỉ tiêu kết quả và hiệu quả hoạt động nào có thể được gắn tên là KPI. 

Thậm chí ngay cả những chỉ tiêu không thể đánh giá được các mục tiêu quan trọng của cá nhân, bộ phận của doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc hiểu sai lệch về bản chất KPI trong việc quản lý doanh nghiệp.

2. Xây dựng KPI không cần đến chiến lược

Bất kì một kế hoạch nào cũng cần có mục tiêu và bám sát với bản đồ chiến lược chung của doanh nghiệp hoặc các yếu tố thành công then chốt (CSF - Critical Success Factors). Nếu như bạn không đảm bảo được thì các mục tiêu đó sẽ chỉ mang tính vận hành mà không thể đem lại hiệu quả.

3. Thiết kế quá nhiều chỉ tiêu KPI cho một bộ phận, vị trí

Đây cũng chính là một sai lầm phổ biến khi triển khai KPI và cũng là nguyên nhân làm việc đo lường hiệu quả trở nên khó khăn hơn ngay cả trước khi có bộ chỉ số KPI.

Việc phân tán quá nhiều chỉ số KPI khiến cho các các nhân và bộ phận mất đi sự tập trung vào chỉ tiêu trọng yếu. Khiến cho toàn bộ phận có thể xảy ra trường hợp không thể đạt được các mục tiêu quan trọng ban đầu.

5. Lạm dụng KPI trong quản lý

Tình trạng coi KPI là “liều thuốc bách bệnh”, đánh giá sự có mặt của KPI trong hệ thống quản lý (chứ không phải là sử dụng hiệu quả KPI) quá cao dẫn đến việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu KPI cho đồng loạt tất cả các vị trí. 

Tình trạng lạm dụng KPI dẫn đễn việc một hệ thống chỉ tiêu áp dụng cho tất cả vị trí. Điều này khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, công sức của quản lý và nhân viên trong việc thiết kế và theo dõi những chỉ tiêu này. Trong khi đối với nhiều vị trí nhân viên, không nhất thiết phải có KPI. Điều này đặc biệt lãng phí trong các doanh nghiệp lớn, đông nhân viên. Thay vào đó nên sử dụng một số chỉ tiêu mang tính vận hành (PI).

6. Hệ thống chỉ tiêu KPI có thể xây dựng và vận hành tốt ngay trong năm đầu

Thực tế thì khi xây dựng các chỉ tiêu, có khá nhiều chỉ tiêu cần những thông tin mới mà hệ thống thông tin hiện tại của doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp Việt Nam) chưa có. Như chỉ số về sự hài lòng của khách hàng, độ nhận biết hoặc ưa thích của khách hàng đối với nhãn hàng hoặc sản phẩm nào đó. 

Điều này khiến doanh nghiệp phải tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin để có được những thông tin này. Do vậy nhanh nhất phải cuối kỳ đó mới có thông tin về chỉ tiêu cần thu thập, và vì vậy phải đến kỳ tiếp theo mới có số liệu quá khứ để làm căn cứ đặt mục tiêu cho kỳ đó.

7. Giao chỉ tiêu không dựa trên khả năng kiểm soát của bộ phận/cá nhân

Điều này dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp giao cho các đơn vị, bộ phận những chỉ tiêu mà họ chỉ có thể đứng nhìn bộ phận khác làm mà không có cách nào tác động để có kết quả tốt. Ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty. 

8. Giao chỉ tiêu KPI không đồng nhất

Rất nhiều doanh nghiệp coi việc giao chỉ tiêu chỉ dựa trên các bản phân công giao việc của cấp trên cho bộ phận hoặc cá nhân. Mà không chắc chắn rằng những công việc được giao đó là dựa trên những nguyên tắc phân bổ chức năng. 

Nếu thiếu chuẩn chức năng, việc triển khai KPI sẽ làm lãng phí nguồn lực mà bộ phận hoặc nhân viên đầu tư để đạt được kết quả khi có sự chồng chéo, lặp lại trong thực hiện một công việc. Việc chuẩn hóa lại phân bổ chức năng cho bộ phận và cho các chức danh, giao việc cho cá nhân theo chức danh là một điều kiện tiên quyết để triển khai hệ thống KPI.

9. Vận hành hệ thống KPI không gắn với trả lương, thưởng

Nhiều doanh nghiệp giao chỉ tiêu và đánh giá nhưng không có sự ảnh hưởng và kết hợp hài hòa với lương thưởng.

Sự thiếu đồng bộ này khiến cho các bộ phận và cá nhân nhân viên không có động lực thực sự để đạt được các chỉ tiêu này, dẫn tới việc áp dụng KPI mang tính hời hợt và không thực chất.

Bạn có thể tham khảo thêm chi tiết bài viết: “Lợi ích khi áp dụng KPI vào quản trị và hoạch định chiến lược doanh nghiệp”

Các bước xây dựng bộ chỉ số KPI

Bước 1: Xác định bộ phận/ người xây dựng KPI

Để có thể triển khai KPI phù hợp các bộ phận/phòng ban cần trực tiếp xây dựng hệ thống KPI. Đội ngũ quản lý là người hiểu rõ ràng nhất về các chức danh và yêu cầu cụ thể cho từng vị trí đó.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs

KPI của từng bộ phận sẽ chủ yếu dựa vào chức năng và nhiệm vụ của bộ phận đó. Chỉ số KPI được đưa ra phù hợp với mô tả công việc của vị trí của chức danh. 

Và đồng thời cũng đảm bảo rằng KPI cần đảm bảo theo các tiêu chí của mô hình SMART để các chỉ số đánh giá có thể rõ ràng và hiệu quả nhất:

• S   –  Specific: Mục tiêu cụ thể: 

• M –  Measurable: Mục tiêu đo lường được

• A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được

• R – Relevant: Mục tiêu thực tế

• T  –  Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định KPI cho từng vị trí công việc thì có thể dựa trên tiêu chí có thể đo lường được nên có thể chia thành 3 nhóm chính sau:

• Nhóm A: Tốn nhiều thời gian thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung

• Nhóm B: Tốn ít thời gian thực hiện, ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung

• Nhóm C: Ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung và tốn ít thời gian.

Để đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên có thể sử dụng nhóm KPI, mỗi nhóm có trọng số khác nhau tùy vào mức độ quan trọng.

Bước 4: Liên hệ giữa đánh giá KPIs và lương thưởng

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc. Việc đánh giá nên được khách quan, toàn diện bằng cách kết hợp các ý kiến của khách hàng, sếp, đồng nghiệp và chính bản thân nhân viên. 

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có thể được điều chỉnh phù hợp với khả năng người thực hiện. Phải mất một thời gian để có thể đạt được bộ chỉ số chính xác và phù hợp với từng năng lực và tính chất công việc của nhân viên. 

Getfly CRM - triển khai KPI đơn giản chỉ với 4 bước

Getfly CRM - Phần mềm quản lý mục tiêu, đánh giá công việc, đánh giá KPI của nhân viên - Công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhà quản lý đo lường chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên từ đó có những phương án điều chỉnh hợp lý. 

Việc thực hiện thiết lập các chỉ số mục tiêu của nhân sự và phòng ban chiếm rất nhiều thời gian của quản lý, chưa kể đến thao tác phức tạp, khó sử dụng. Getfly đã thiết kế ra phương thức thiết lập trên phần mềm với 4 bước đơn giản: Lên danh sách triển khai KPI > Lên trọng số cho từng chỉ tiêu > Thiết lập danh sách nhân viên và thời gian áp dụng > Kiểm thử.

• Cung cấp báo cáo khách hàng toàn diện: CRM sẽ giúp nhà quản lý theo dõi tất cả các chỉ tiêu phát triển khách hàng của doanh nghiệp: tăng trưởng khách hàng, chi tiết nguồn khách hàng, doanh thu khách hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng...

• Báo cáo hoạt động Marketing: số cơ hội đăng ký trong chiến dịch, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, số cơ hội thành công, thất bại...

• Cung cấp số liệu báo cáo quản lý bán hàng một cách tổng quan, đầy đủ, chính xác tuyệt đối: theo dõi hoạt động kinh doanh, tăng trưởng doanh số, doanh thu, số lượng đơn hàng...

• Giám sát được tình trạng công việc của nhân viên: cho phép đo lường và đánh giá hiệu quả tư vấn bán hàng và chăm sóc khách hàng, đồng thời kiểm soát chất lượng và tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên...

Độc đáo hơn:

• Hệ thống tự động báo cáo dựa trên thao tác thực tế của người dùng trên hệ thống giúp tối ưu hóa lợi ích, tiết kiệm chi phí

• Bảo mật thông tin, tránh trường hợp lộ báo cáo kinh doanh

• Cho phép trích xuất dữ liệu nhanh chóng, đơn giản, lưu lịch sử download

• Linh hoạt truy cập dữ liệu thông qua PC và APP mobile

Nếu bạn còn thắc mắc về các tính năng của phần mềm Getfly CRM hãy nhấc máy lên và gọi ngay cho hotline: 0965 593 953 của chúng tôi!

Getfly cam kết mang đến các sản phẩm và dịch vụ chất lượng, tự tin là bạn đồng hành tuyệt vời trên hành trình phát triển của mỗi khách hàng – giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2h/ ngày trong vận hành và quản lý nhân sự, gia tăng đều đặn về doanh số từ 200-300%/ năm.

Getfly – để khách hàng mua hàng trọn đời!

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ 30 NGÀY

>>>> Bài viết liên quan:

“Lợi ích khi áp dụng KPI vào quản trị và hoạch định chiến lược doanh nghiệp”

“Thống kê báo cáo KPI – quản lý bằng con số”